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Online-Speicher (Cloud)

Dienstliche Nutzung von externem Online-Speicher

Aus aktuellem Anlass wird darauf hingewiesen, dass eine Speicherung von vertraulichen dienstlichen Daten außerhalb der Universität nicht gestattet ist.
Vertrauliche dienstliche Daten sind Informationen der Universität Bielefeld, die nicht für die Öffentlichkeit, sondern ausschließlich für einen internen und eingeschränkten Personenkreis bestimmt sind . Beispiele für diese sind Personaldaten, Finanzdaten, allgemein Daten mit Personenbezug (Daten die den Datenschutzgesetzen unterliegen) sowie Forschungsdaten die nicht bzw. noch nicht publiziert worden sind.

Beispiele für eine externe Speicherung sind

  • Eine Weiterleitung von vertraulichen dienstlichen E-Mails auf E-Mail-Adressen bei Fremdanbietern (zum Beispiel web.de, googlemail, hotmail etc.)
  • Eine Speicherung von vertraulichen dienstlichen Daten bei Anbietern von Online-Speicher wie Dropbox, Skydrive, iCloud oder ähnlichen Diensten
  • Die Nutzung von Online-Textverarbeitungen zur Bearbeitung von vertraulichen dienstlichen Daten (beispielsweise Google Docs oder Microsoft Office 365)

Risiken einer externen Speicherung von vertraulichen dienstlichen Daten

  • Der Speicherort der Daten ist unklar. Die Einhaltung von nationalen Gesetzen und Datenschutzregelungen kann auf externen Servern nicht gewährleistet und . überprüft werden.
  • Die Vertraulichkeit und Integrität der Daten ist gefährdet. Es kann nicht sichergestellt werden, welche Personen und Organisationen wann und wie Zugriff auf die Daten haben.
  • Die Verfügbarkeit der Daten steht in Frage. Bei technischen Problemen mit externen Speicheranbietern können die IT-Bereiche der Universität Bielefeld keine Unterstützung leisten.

Mobile dienstliche IT -Geräte und Online-Speicher
Die zunehmende Verbreitung von mobilen IT-Geräten wie Smartphones, Tablets und Notebooks, führt zu einer wachsenden Nutzung von Online-Speicher, um Informationen geräteübergreifend auf einem einheitlichen Stand zu halten. Ab Oktober dieses Jahres wird beispielsweise Apple mit dem Online-Dienst "iCloud" die auto­matische Synchronisierung von Daten für alle seine Geräte anbieten.
Beschäftigten, die dienstlich mobile IT -Geräte nutzen, ist eine Speicherung von vertraulichen dienstlichen Da­ten bei externen Anbietern von Online-Speicher untersagt. Eine Aktivierung und Nutzung von Apples iCloud-Dienst auf dienstlichen Geräten wie beispielsweise iPhones ist somit nicht gestattet.
Beschäftigte, die Anbieter von Online-Speicher privat nutzen, wird eine klare Trennung ihrer Daten empfohlen, um eine ungewollte Speicherung von vertraulichen dienstlichen Daten außerhalb der Universität zu vermeiden.

Alternative Zugriffswege auf Daten

Hinsichtlich der vorstehenden Ausführungen bitte ich um Kenntnisnahme, Beachtung und Bekanntgabe in Ihrem Bereich.

Prof. Dr.-Ing. Gerhard Sagerer
Rektor der Universität Bielefeld

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